Zakelijke Engelse e-mails schrijven: 7 stappen!

Schrijf je een e-mail dan zal je in een informele Engelse e-mail een ander taalgebruik hebben dan in een Engelse zakelijke e-mail.

Een zakelijke e-mail is vaak wat formeler geschreven hoewel er een tendens is om moeilijke Engelse woorden te vermijden en zo duidelijk mogelijk te zijn.  

Er zijn in ieder geval een aantal dingen die in een zakelijke Engelse e-mail terugkomen.

We hebben deze 7 stappen voor je op een rij gezet.

1)      Subject line Begin met en duidelijke onderwerp regel zodat direct te zien is waar het bericht over gaat. Per dag worden er veel e-mails gestuurd en ontvangen. Die van jou moet dus opvallen.

2)      Greeting Begin met een (zakelijke) begroeting. Zeker bij een 1e contact gebruik je geen voornaam maar begin je formeel. Krijg je een antwoord terug waar iemand je voornaam noemt dan weet je dat je elkaar kunt tutoyeren.

A formal greeting can be, for example : Dear Kevin, Dear Mr Jones, Dear Mrs Smith.

An informal greeting: Hello Maureen or Hi Maria.

3)      A pleasantry

Ga daarna verder met een ‘ vriendelijke’ begroeting. Nederlanders komen vaak direct tot de vraag maar Engelstalige mensen verwachten eerst iets anders.

How was your weekend? Did you enjoy your holiday?

I hope you are keeping well.

Is your little boy better again?

4)      Reason for the email

Geef aan wat de reden is voor jouw bericht. Zo wordt gelijk duidelijk wat voor actie er dadelijk moet worden ondernomen en waarom.

The reason I’m writing is…

As you know there is a deadline for …

I would like you to send me the documents concerning …

5)      A call to action

Laat duidelijk weten wat er van de ontvanger wordt verlangd, welke actie verwacht je van hem of haar en wanneer.

The reason I’m writing is that I’d like you to plan a second meeting by Friday the latest.

Could you send me the X… documents before next Wednesday the 5th July.

Can you discuss the plan with Martin and schedule the next project starting in August.

6)      Closing message

Een afsluitende boodschap.

If you have any questions, please let me know.

For further information you can contact Michael.

Looking forward to working with you.

7)      Signature

De ondertekening dient ook formeel te zijn of je moet jouw zakenpartner al een tijd kennen en je daarom wat informeler kunt communiceren.

Talk to you again soon.

Take care.

Kind regards.

Samenvattend:

• Zorg dat je zinnen kort en krachtig zijn. Werk puntsgewijs met evt. bullet points.
• Wees duidelijk over de reden van jouw bericht en welke actie wordt verlangd. 
• Wees zakelijk maar vergeet niet vriendelijk te zijn.
• Gebruik geen HOOFDLETTERS als je iets vraagt, dat komt zeer intimiderend over.
• Let op spelling en stijl en kijk uit met het gebruik van Google Translate.

 Nog meer tips over het schrijven van zakelijke Engelse e–mails vind je in dit uitgebreide artikel.