Vastgoedbheer Hilversum: wie opent de deur bij een storing?

De schoonmaker belt op vrijdagavond. In een vleugel van uw schoolgebouw in Hilversum werkt de verlichting niet meer. U beheert het gebouw, maar zit thuis. De technische ruimte is afgesloten en de medewerker met de sleutel neemt niet op. Een monteur bellen kan meteen. Hem daadwerkelijk laten werken blijkt een ander verhaal.

Bij Vastgoedbheer Hilversum spreekt u daarom af wie de monteur binnenlaat. Een afspraak over bereikbaarheid heeft weinig waarde als niemand toegang kan geven tot de groepenkast. Voor u als facilitair verantwoordelijke begint storingsbeheer daarom niet bij het telefoonnummer van de installateur, maar bij de afspraken binnen uw eigen school.

Een telefoonnummer opent geen technische ruimte

Overdag laat u een monteur vaak zelf binnen. De conciërge loopt mee en weet welke deur naar de installatie leidt. Buiten schooltijd is die er misschien niet. Een schoonmaker heeft mogelijk wel een toegangspas voor het gebouw, maar geen sleutel van de technische ruimte.

Leg daarom vast wie een monteur kan binnenlaten als u afwezig bent. Wijs ook een vervanger aan. Controleer of die persoon daadwerkelijk bij de benodigde ruimten kan, zonder eerst bij verschillende collega’s naar een sleutel te zoeken. Dat klinkt klein. Tijdens een storing bepaalt het of de monteur kan beginnen.

Beheert u meerdere schoollocaties, leg dan per gebouw vast wie toegang kan geven. Een contactpersoon voor Vastgoedbeheer Amstelveen heeft bijvoorbeeld niet vanzelf toegang tot uw school in Hilversum. Ook bij dezelfde onderhoudspartner kan de sleutelhouder per locatie verschillen. Een algemeen telefoonnummer voor alle panden vervangt geen lokale contactpersoon.

Spreek af wie opdracht mag geven

Toegang regelen is iets anders dan toestemming geven voor werkzaamheden. Mag de aanwezige medewerker alleen de deur openen, of ook instemmen met een reparatie? Als dat onduidelijk blijft, belt de monteur alsnog rond terwijl het werk wacht.

Spreek af wie onderzoek naar de storing mag goedkeuren en wie beslist over werkzaamheden die daarop volgen. Leg ook vast wanneer de installateur eerst met u overlegt. Laat die afspraak aansluiten op het onderhoudscontract. Een reactietijd zegt immers nog niet wanneer de installateur een defect verhelpt; tijdens het onderzoek kan blijken dat hij een onderdeel moet vervangen.

Vraag V&M Vastgoedbeheer of het elektrotechniek en andere installatiewerkzaamheden voor uw school kan combineren met één vast aanspreekpunt. Bespreek welke afspraken over reactietijd en kosten het bedrijf in een onderhoudscontract kan vastleggen. Geef aan dit vaste aanspreekpunt door wie namens de school onderzoek en vervolgwerkzaamheden mag goedkeuren.

Geef informatie door, geen technische opdrachten

Bij de uitgevallen verlichting kan de schoonmaker vertellen welke lokalen donker zijn en of de gangverlichting nog werkt. Die waarnemingen helpen de elektricien om gericht te beginnen. Vraag een medewerker zonder technische deskundigheid niet om de groepenkast te openen of zelf een oorzaak op te sporen.

Een bruikbare melding beschrijft wat iemand ziet en waar dat gebeurt. ‘De verlichting werkt niet in lokaal B12 en B14’ geeft meer houvast dan ‘er is iets met de stroom’. Gebruik daarbij de lokaalnummers die ook op de deuren staan. Een intern bedachte naam als ‘de oude handvaardigheidruimte’ zegt een bezoekende monteur weinig.

Bewaar de toegangsafspraken op een plek die de vervanger ook kan bereiken. Alleen een document op uw eigen computer helpt vrijdagavond niet. Vermeld bij de sleutelhouder wanneer die bereikbaar is en controleer de gegevens zodra een conciërge vertrekt. De sleutel die nog op zijn naam staat, kan anders keurig opgeborgen liggen in een kast waar niemand bij kan.