De rol van de ambtelijk secretaris in de cliëntenraad

Cliëntenraden in de zorg zullen in veel gevallen ondersteuning krijgen van een ambtelijk secretaris. Een goede ambtelijk secretaris heeft een breed perspectief aan werkzaamheden die voor de cliëntenraad uitgevoerd moeten worden. Hij of zij kan ingehuurd worden maar veel cliëntenraden kiezen voor een eigen medewerker die met een aanvullende opleiding de juiste kennis heeft om de cliëntenraad te faciliteren. We kunnen in het algemeen stellen dat juist de ambtelijk secretaris binnen de cliëntenraad van een zorginstelling het aanspreekpunt is voor ondersteuning en adviezen. Dit kan zowel intern voor het bestuur en de leden zijn maar ook extern voor de communicatie.

Het werkgebied van de ambtelijk secretaris

Natuurlijk zal de ambtelijk secretaris zich bezighouden met de organisatie, voorbereiding als ook verslaglegging van de bijeenkomsten van de cliëntenraad. Het plannen als organiseren maar ook het notuleren zijn dan specifieke skills die aanwezig moeten zijn. Maar ook andere secretariële diensten als agendabeheer, verslagen en of adviezen schrijven of takenlijsten beheren en bewaken behoren tot de reguliere taken. De ambtelijk secretaris zal vaak ook inhoudelijk het aanspreekpunt zijn en bovendien ook adviserend zijn als het gaat om de processen of procedures en regelgeving. Kortom een uitdagende functie binnen de cliëntenraad.

Een opleiding is een belangrijke aanvulling op de functie

Als ambtelijk secretaris binnen de cliëntenraad zul je een breed spectrum aan taken op een goede manier moeten kunnen uitvoeren. Omdat er vaak ook een specifiek spanningsveld is tussen de cliëntenraad en de zorginstelling moet je je als onafhankelijk persoon goed staande weten te houden. Het is dus belangrijk om voor deze functie specifieke kennis eigen te maken maar ook verder te trainen. Speciaal hiervoor is er nu de opleiding Ambtelijk secretaris cliëntenraad die door het NCZ wordt gegeven. Deze opleiding wordt regelmatig gehouden en geeft de cursisten een uitstekende basis voor de dagelijkse werkzaamheden van de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad voor zorginstellingen.