Hoe kies je de beste accounting software?

Ondernemers, met name startende of kleine ondernemers zullen zeker wel eens overwogen hebben om hun boekhouding middels een software uit te voeren. Dit vergemakkelijkt niet alleen het invoer- en schrijfwerk, maar reduceert ook de nodige menskracht en de uitgaven voor papier.

Elke nieuwe handeling en verandering in een bedrijf vereist heldere werkinstructies, met name voor de mensen die er gebruik van zullen maken. Ook is het zo dat niet alle online boekhoudprogramma’s passen bij jouw bedrijf. Je moet eerst goed nagaan wat het doel van het bedrijf is met het gebruiken van de software, maar ook wat de mogelijke opties zijn hiervan. Sommige bedrijven kiezen ervoor om een zelfstandige medewerker, die gespecialiseerd is in het online boekhouden, in te huren om als accountant te functioneren.

Waarom kiezen voor een accounting software?

Startende ondernemingen vragen zich vaak af als het wel nodig en voordelig is om te investeren in een onlinesoftware. In kleine bedrijven heb je vaak maar een paar medewerkers die dagelijks verschillende taken moeten uitvoeren, van verpakking, tot klantenservice, voorraadbeheer, administratie, noem maar op.  De boekhouding is een hele klus om manueel uit te voeren, omdat er heel veel registratie werk aan te pas komt, wat zowel tijd- als kosten verhogend werkt.

Het gebruik van een online software heeft voordelen zoals het verhogen van de productiviteit van de medewerkers. Dit omdat alle nodige informatie in één systeem wordt opgeslagen. Dit systeem is transparant en ook voor eenieder toegankelijk. Verder kan het bedrijf met zo een software heel snel komen aan volledige bedrijfs inzichten, waarop strategieën verder uitgezet kunnen worden. Ook helpt het om consistentie in bedrijfsbeleid en -processen in de hele organisatie te behouden, wat de klantenservice en winstgevendheid verbetert. Het kan ook helpen om sommige bedrijfsprocessen te transformeren, te verbeteren en om de basis te leggen voor bedrijfs opschaling. Deze software is ook aanpasbaar, dus de functies kunnen zodanig ingesteld worden dat het aansluit op de dagelijkse bedrijfsvoering in de organisatie.

Tips voor het kiezen van de beste accounting software

Ben je van plan om een accounting software te gebruiken voor jouw onderneming? Neem dan deze tips goed door.

1.         Voer een goede behoefteanalyse uit en ga na waarom deze software daadwerkelijk een noodzaak is voor het bedrijf. Hierbij is het belangrijk dat het zowel in management- als financiële behoeften voorziet. Ga na welke tools nodig zijn, welke rapporten gegenereerd moeten worden en als het ondersteunende diensten biedt zoals urenregistratie, voorraadbeheer en salarisadministratie.

2.        Ga na wat het budget is om hieraan te besteden. Op basis hiervan kan je kiezen voor een goedkope, eenvoudige software of een geavanceerde met extra functies.

3.  Wat is de bruikbaarheid van de software? Kies je liever voor een cloud gebaseerd systeem waar je overal toegang hebt of voor de desktop software? Heb je ook een mobiele applicatie voor nodig?

4. Koppel de keuze voor een software ook altijd aan het soort bedrijf. Er zijn verschillende software gebaseerd op diverse sectoren en branches. Hierbij is het handig om te netwerken, maar ook om deskresearch te doen welke boekhoudsoftware andere soortgelijke bedrijven of zelfs concurrenten gebruiken.