Grotemarkt beraad
Image default
Electronica en Computers

Automatiseren kun je leren: 4 processen om mee te beginnen

Voor veel kleine of middelgrote bedrijven klinkt het automatiseren van processen als een ver-van-het-bed-show. Maar eigenlijk is het niet meer dan het schrappen van herhaling in je handelingen. Doe je iets vaker dan tien keer handmatig? Dan is er vast een manier om dit te automatiseren. Door kritisch te kijken naar je processen, houden jij én je medewerkers meer tijd en ruimte over voor essentiële taken. Lees snel verder, want op deze vier gebieden valt er nog winst te behalen.

Levering van inkt of toner

Staan er een of meerdere printers in jouw kantoor? Dan kost het beheer ervan je waarschijnlijk onnodig veel tijd. Je moet zorgen dat de printers voorzien zijn van papier en de cartridges zijn altijd precies op een cruciaal moment leeg. Gelukkig zijn er diverse bedrijven die zogenaamde ‘managed print services’ aanbieden. Je sluit dan een contract af voor een op maat gemaakt aanbod op gebied van printers en inkt. Automatische levering van inkt zodra deze op is, is hier slechts de basis van. Je kunt zelfs het gehele printer beheer outsourcen! 

Beheer van je agenda

Als jouw week voornamelijk bestaat uit afspraken met (potentiële) klanten, kan het behoorlijk veel tijd kosten om je agenda bij te houden. Maar wist je dat je dat tegenwoordig niet allemaal zelf hoeft te doen? Er zijn handige tools beschikbaar, zoals Calendly, waarmee anderen eenvoudig een meeting in jouw agenda kunnen inplannen. Het enige dat je zelf hoeft te doen, is aangeven op welke momenten je beschikbaar bent. Ideaal!

Administratie van facturen

Naarmate je bedrijf groeit, zal de administratie ook steeds ingewikkelder worden. De stapels inkomende en uitgaande facturen worden groter en het opvolgen ervan kost tijd en is best een precisiewerkje. Deze administratieve processen kun je gelukkig ook (deels) automatiseren. Er bestaan namelijk slimme OCR-softwares die je binnenkomende facturen kunnen uitlezen en de juiste actie kunnen uitvoeren. Ook het sturen van automatische herinneringen aan debiteuren kan jou veel tijd schelen.

Marketingactiviteiten

Taken rondom de marketing van je bedrijf zijn vaak herhalend. Je wilt constant zichtbaar blijven voor de doelgroep, dus stuur je regelmatig nieuwsbrieven en plaats je wekelijks iets op je social media. Als jij of een marketingmedewerker dit nog handmatig doet, denk dan eens na over programma’s waarmee je (een deel van) het proces kunt automatiseren. Met sommige e-mailprogramma’s kun je bijvoorbeeld een automatische mail laten versturen op de verjaardag van de abonnee. Voor het inplannen van social media posts zijn talloze, geavanceerde softwares op de markt, zoals Hootsuite.  

Efficiënt werken door automatisering

Door bovenstaande processen opnieuw onder de loep te nemen en na te denken over de efficiëntie ervan, leer je veel over je bedrijf. Wat kan er beter, moderner en sneller? En is automatisering daar de oplossing voor? Hoe dan ook: elke stap is er één en helpt om jouw bedrijf verder te laten groeien.

Gerelateerde artikelen

Een geslaagde rondleiding door je bedrijf

Wat is een CO2 meter

Audiovisuele dienstverlening in Gelderland